Description

Responsabilités spécifiques

Sous la responsabilité de la Vice-Présidente, Finances, le ou la titulaire apportera un soutien administratif et un support aux gestionnaires sous sa responsabilité en assurant un partenariat avec les adjoints.es de la filiale.

Support administratif :

• Coordonner la logistique de diverses réunions ou activités en collaboration avec nos sociétés affiliées (Toronto, Dallas, Paris)
• Gérer l’agenda, le suivi de la correspondance et des courriels
• Préparer les comptes de dépenses pour les services soutenus.
• Organiser les réunions des gestionnaires et avec les clients
• Préparer et rédiger des présentations « PowerPoint » pour l’interne et les clients
• Rédiger des communications et faire circuler aux personnes concernées.
• Planifier et organiser divers déplacements et rechercher les meilleurs tarifs
• Voir à la préparation et à la coordination des dossiers pour diverses réunions
• Rédiger, réviser et traduire divers documents selon les standards du Groupe Optimum. (Français et anglais)
• Faire la mise en page des comptes rendus de réunions.
• Participer à d’autres projets reliés à sa fonction selon les demandes de ses clients internes
• Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs
• Assurer une présence au bureau en rotation avec les autres adjointes

Finance :

• Assurer la mise en page des états financiers
• Préparer des dossiers comptables réglementaires jusqu’à l’envoi
• Tenir à jour le manuel de procédures
• Créer des requêtes informatiques et en assurer le suivi
• Effectuer diverses opérations pour le service de la paie

 Ressources humaines :

• Compiler les indicateurs de performance à chaque trimestre
• Récupérer, au besoin, les candidatures des diverses plateformes de recrutement
• Publier les anniversaires de naissance et de service sur une base mensuelle
• Mettre à jour et coordonner les inscriptions pour les cours LOMA/cours de langues
• Préparer l’intégration des nouveaux employés
• Convoquer des candidats.es en entrevue selon les disponibilités

Groupe Optimum c’est aussi :

• Travailler dans une entreprise familiale québécoise aux valeurs bien ancrées
• Travailler dans un groupe financier international
• Avoir facilement accès à la haute direction
• Travailler dans des équipes polyvalentes et dynamiques
• Travailler dans un environnement convivial
• Avoir des horaires flexibles pour un meilleur équilibre vie professionnelle et personnelle
• Souscrire à une assurance collective et un régime de retraite
• Se faire rembourser partiellement son abonnement de sport

Expérience et formation

• DEC en bureautique ou équivalent
• Expérience confirmée d'accompagnement de gestionnaires de haut niveau
• Excellente maîtrise de Word, PowerPoint, Visio, Outlook, Internet
• Connaissance avancée en Excel
• Connaissance d’Acrobat et PDF Converter, un atout

Qualités et aptitudes

• Habileté de rédaction et de traduction et excellente maîtrise du français
• Excellence relationnelle, entregent et sens aigu du service à la clientèle
• Maturité, discrétion et professionnalisme
• Sens de l’organisation, des responsabilités et des priorités
• Initiative et proactivité