Description

Responsabilités spécifiques

Tâches administratives et de logistiques

• Suivre, organiser et rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables et imprimés), identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes selon les budgets établis.
• Passer les commandes
• Organiser les salles de réunion en fonction des activités prévues.
• Participer à la gestion de l’archivage de l’entreprise.
• Suivre et initier des appels d’offre
• Capacité de rédaction et d’utilisation du pack office
• Interaction avec les directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur des rapprochements, sollicitation de 1/3, orchestration des échanges, organisation de RDV)
• Utilisation d’une machine pour mettre sous pli

Management et maintenance des locaux

• Veiller à l’organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers (suivi des travaux, identification des améliorations,  ….)
• Évaluer les besoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi.
• Planifier, coordonner, suivre et vérifier l'exécution des contrats de maintenance des équipements et des locaux.
• Superviser et contrôler les opérations et prestations de propreté des locaux selon les normes de qualité, de sécurité et d’hygiène et ce, dans le respect des budgets.
• Organiser et superviser les prestations pour les biens immobiliers d’Optimum Vie.
• Être capable de mettre en œuvre les actions correctrices lorsque nécessaires pour veiller au bon déroulement
• Être le binôme de l’accueil lors des congés / absences

Participation à d’autres activités selon les demandes de sa direction

Expérience et formation

• 3 années d’expérience dans un poste similaire
• BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique, …), un atout

Qualités et aptitudes

• Aisance informatique (Word, Outlook et Excel)
• Excellent relationnel et sens du service à la clientèle
• Sens de l’organisation
• Initiative et proaction
• Autonomie
• Discrétion