Description

Responsabilités spécifiques

Le.la Conseiller.ère adjoint.e, support aux ventes est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau, qui compte environ 35 employés. Les tâches sont assez variées, de la gestion d’agendas, aux suivis administratifs, au montage des documents pour certains comités exécutifs, à la conception et à l’analyse de document de ventes en plus d’organiser les événements marketing de la filiale. La personne titulaire sera également responsable d’interagir avec la clientèle externe.

Service à la clientèle et support aux ventes (40%)

• Préparation des rapports à transmettre périodiquement aux clients ;
• Gérer les accès à la plateforme ;
• Produire et publier les communications internes et externes ;
• Gestion et suivi des activités clients (billets, évènements) ;
• Offrir un soutien à l’équipe des ventes et relation clients.

Soutien administratif (30%)

• Corriger et faire la mise en page de divers documents (français/anglais) ;
• Contribuer à l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés du secteur ;
• Assurer le suivi des procédures administratives ;
• Être un point de contact pour les employés.

Offrir un support logistique aux gestionnaires (10%)

• Organiser et préparer les rencontres des membres de la direction ;
• Organiser et préparer les dossiers des comités de placements ;
• Planifier les déplacements des membres de la direction ainsi que des membres de leurs équipes.

Événementiel et social (20%)

• Organiser les activités de la filiale et événements spéciaux destinés à la clientèle;
• Informer les employés de la tenue d’événements et faire le suivi des présences ;
• Représenter la filiale dans les comités philanthropique ;
• S’assurer du bon déroulement de l’activité ;
• Faire les achats nécessaires.

Expérience et formation

• Essentielle : Formation en soutien administratif ou équivalent
• Importante : Maîtrise de la Suite office
• Importante : Maîtrise du Français et de l’anglais
• Importante : Aisance à apprendre et utiliser des outils informatiques

Qualités et aptitudes

• Bilingue
• Respect de la confidentialité et discrétion
• Sens de l’organisation et capacité de gérer plusieurs priorités
• Facilité à communiquer et entregent
• Sens aigu du service à la clientèle
• Autonomie
• Esprit d’équipe
• Initiative